digitalización

Cinco beneficios de digitalizar documentos en el mundo empresarial

Digitalización-de-documentos-1030x523

En la actualidad, la digitalización de documentos es una de las grandes soluciones para las empresas que usan grandes cantidades de facturas fiscales, documentos, registros de personal y otros papeles que no pueden organizarse con facilidad.

La digitalización te hará aumentar la productividad. Eliminas el desorden que puedes tener en tu oficina, los archivadores o cajones llenos de papel. Es decir, tienes la posibilidad de liberar espacio y poner coto a varios problemas, tales como el deterioro de los soportes tradicionales o dificultad al momento de localizar un determinado documento.

Sin duda alguna, la documentación en físico ya no es tan necesaria y el proceso de digitalización permite mejorar algunos procesos empresariales.

Es un proceso sumamente sencillo que consiste en la transferencia de un archivo en papel a un soporte accesible desde un dispositivo móvil o computadora. No requiere una gran inversión tecnológica y aquí te diremos cinco beneficios que tiene la aplicación de digitalizar documentos en tu empresa.

  • Localización

    Puedes consultar archivos con rapidez. Con la digitalización de documentos, puedes olvidarte de los papeles que no encuentras en ningún lado. Almacenar archivos en un servidor te evita el dolor de cabeza de perder un documento importante.

  • Ahorrar de tiempo

    Con un clic puedes llegar fácilmente a lo que estás buscando, en lugar de invertir tiempo en revisar todos los rincones de la oficina.

  • Ahorrar espacio

    Las montañas de papeles apiladas en la estantería no son un panorama muy halagador para ningún empleado y el resultado puede ser la disminución del flujo de trabajo. La digitalización de documentos te permite liberar espacio físico de almacenamiento y también ahorrar papel.

  • Facilidad para enviar los contenidos 

    La información que tengas en el servidor una vez que hayas digitalizados tus documentos, puedes enviarla con facilidad a través de un correo electrónico en forma inmediata a cuantas personas lo requieran. Con esto te evitarás el traslado para llevar algún documento y tener más copias físicas.

  • Acceso desde donde estés 

    Además de tener rapidez a la hora de localizar documentos, si utilizas almacenamiento en una nube los archivos estarán disponibles en cualquier lugar donde te encuentres.

Los beneficios son múltiples y lo ideal es que contrates a una empresa especializada en la digitalización de documentos.

Puede hacer que la gestión de tus registros se haga más simple, hasta brindarte mayor seguridad. La documentación estará disponible solo para las personas que estén autorizadas. También te permitirá asegurar la conservación de los datos por el tiempo que lo requieras, son algunas de las ventajas que obtendrás.

Lectura recomendada: Aplicación de la tecnología en el desarrollo de microtareas