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La digitalización de documentos ofrece un abanico de ventajas

Digitalización

Los avances que se imponen hoy en día hacen que la digitalización sea una necesidad en muchas empresas.

Ya es tiempo de que las compañías dejen atrás engorrosos y obsoletos procesos de trabajo y se adapten a la nueva era tecnológica, a través de procesos ventajosos desde todo punto de vista.

Cuando hablamos de la digitalización como paso fundamental para esta transformación, nos referimos al proceso de capturar documentos en papel u otro soporte físico en imágenes digitales.

Este proceso nos permite archivar esas imágenes en un formato que se preste para su transmisión, envío  y procesamiento, lo que garantiza una consulta rápida y precisa.

La facilidad que ofrece la digitalización es reconocida a nivel mundial, sobre todo en esta época cuando las personas buscan encontrar al momento la información que necesitan con tan solo rastrearla en el computador.

El proceso es bastante sencillo. Solo consiste en escanear el documento, indexarlo y almacenarlo en una base de datos para una búsqueda futura.  De esta forma pasaremos el escrito desde su formato en papel a una fiel imagen digital del mismo.

Además de la rapidez con la que ahora encontramos nuestro documento, su digitalización nos ayudará a prevenir su pérdida y a recuperarlo fácilmente en caso de que suceda algún contratiempo. Al tener los registros respaldados y en formato digital, los originales quedan completamente protegidos e incluso si se llegan a traspapelar, se tendría una copia guardada en digital.

Otra ventaja es que cuando se requiera información se puede obtener del documento digitalizado, lo que garantiza que el original no se manipule y se conserve en buen estado. También, en dado caso que no esté en buenas condiciones, su imagen puede mejorarse una vez escaneado.

Sumado a estos beneficios surge el ahorro de espacio físico y el económico, pues la digitalización del documento evita que se gaste dinero en impresiones y fotocopias, lo que además contribuye con la protección del medio ambiente tan golpeado hoy día por la mano del hombre.

El hecho de que un mismo documento pueda ser utilizado a la vez por varias personas y se agilice el trabajo diario de los empleados son otros de los atractivos de la digitalización de documentos, una herramienta que hoy en día está siendo utilizada por millones de empresas en el mundo que buscan una mayor productividad, rentabilidad y eficiencia.

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